I portali Intranet, oggi, sono “semplicemente” il fulcro delle aziende più moderne, anzi, modernizzate. Ma tu sai cosa sono e perché non puoi più farne a meno? Se la risposta è no, sei nella pagina giusta.
Questo articolo ha l’obiettivo di introdurti in un mondo infinito di opportunità: quello dei portali Intranet. Dalla loro definizione al loro utilizzo, passando per un’indagine approfondita dei vantaggi, con questa rapida guida scoprirai facilmente tutti i dettagli che cercavi.
Iniziamo?
Cosa sono i Portali Intranet?
Quando si parla di portali Intranet ci si riferisce ad un circuito di telecomunicazioni localizzato, una rete privata isolata dall’esterno. Quest’ultima rende possibile l’utilizzo di browser, server e protocolli internet solo ad utenti riconosciuti.
È caratteristico di questi portali l’uso interno, ad esempio ad un’azienda, protetto dall’esterno. I portali nell’ambito aziendale sono in grado di apportare benefici basati su comunicazione e collaborazione interne, che contribuiranno al miglioramento complessivo dei processi aziendali.
Portali Intranet: a chi servono davvero?
Le aziende sono i principali attori coinvolti nella gestione di una rete intranet, un’infrastruttura telematica interna progettata per facilitare la comunicazione e la condivisione di risorse all’interno dell’organizzazione. Grazie all’intranet, i dipendenti possono accedere a informazioni e risorse con facilità, creando un ambiente di lavoro connesso e collaborativo.
Un portale intranet, infatti, funge da punto d’incontro principale all’interno del panorama digitale aziendale, fornendo un accesso centralizzato a una vasta gamma di informazioni e servizi utili per i collaboratori. Tra questi, si trovano notizie aziendali, documenti ufficiali, politiche e procedure interne, nonché una serie di servizi pensati per agevolare il lavoro quotidiano dei dipendenti.
Ma quali sono i vantaggi di avere un portale intranet dedicato al proprio business?
I benefici di un Portale Intranet
I benefici del portale sono senza dubbio di tipo comunicativo ma, effettuando un’analisi specifica, si possono riassumere principalmente in 4 punti.
1) Centralizzare l’informazione
Questo implica che aggiornamenti e processi aziendali siano facilmente accessibili a tutti i dipendenti. Ogni membro del team, dunque, può trovare le informazioni di cui ha bisogno in modo rapido e semplice, senza ricercare ciò di cui necessita attraverso comunicazioni sparse.
Ne va da sé che la centralizzazione delle informazioni migliora notevolmente l’organizzazione del lavoro. Si può dire addio alla confusione e al disordine associati alla gestione di documenti dispersi in vari luoghi. Questo porta a una maggiore coerenza e coesione nelle operazioni aziendali, con la conseguenza che il team lavora in modo più sinergico e produttivo.
2) Digitalizzare e organizzare
La digitalizzazione dei processi consente di eliminare le perdite di tempo associate a procedure manuali obsolete, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti di maggiore valore aggiunto. Questo non solo aumenta la produttività complessiva dell’azienda, ma permette anche di raggiungere in modo più efficace e trasversale tutti coloro che sono coinvolti nelle procedure aziendali.
3) Comunicare
Comunicare in modo efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Investire in strumenti che semplifichino e potenzino la comunicazione, porta ad un notevole miglioramento delle prestazioni dei dipendenti. Quando l’accesso alle informazioni è facile e immediato, i collaboratori sono più propensi a utilizzarle attivamente nel loro lavoro quotidiano.
La comunicazione non è importante solo per il suo valore intrinseco, ma anche perché facilita la collaborazione tra individui e team di diversi settori. Quando i dipendenti possono comunicare in modalità trasparenti, è più probabile che si scambino idee, risorse e conoscenze, favorendo l’innovazione e il progresso all’interno dell’azienda
4) Collaborazione
Da quali elementi è caratterizzato un portale intranet
Il portale Intranet è caratterizzato da autenticazione e autorizzazione personalizzata, da un’area di notifica delle comunicazioni e, inoltre, da un’area dedicata all’utente. Nel complesso:
- Accesso sicuro: come anticipato, un portale intranet richiede un sistema di accesso sicuro per garantire che solo dipendenti autorizzati possano accedere alle informazioni e alle risorse aziendali.
- Contenuti e risorse: include un’ampia varietà di contenuti e risorse aziendali, come documenti, procedure, politiche, annunci, news, risorse umane, strumenti di collaborazione e altro ancora, accessibili attraverso il portale.
- Strumenti di comunicazione: funzionalità di comunicazione integrate, come e-mail interne, chat, forum di discussione e bacheca annunci, che facilitano la comunicazione tra i dipendenti e i vari reparti dell’azienda.
Strumenti da utilizzare
Al fine di creare e sviluppare il miglior portale Intranet per la tua azienda, è necessaria una comparazione tra i vari software, attraverso G2 Assistant. Si tratta di uno strumento utile dedicato all’analisi e al confronto delle differenti piattaforme, sulle quali fare affidamento per la creazione di un portale Intranet.
Mostra, infatti, recensioni, qualità, prezzo e proprietà di ciascun prodotto. È possibile filtrare e comparare le piattaforme attraverso differenti parametri a scelta, tra i quali:
- Destinatari d’uso del software: il segmento di mercato;
- Star rating: scegliere utilizzando l’indice valutativo dei prodotti;
- Supporto linguistico della piattaforma;
- Prezzo;
- Categorie di specializzazione della piattaforma: proprietà e funzioni nel dettaglio;
Questa organizzazione della ricerca permetterà allo strumento di confrontare e analizzare le varie proposte, così da trovare quella perfetta per te.
La tua azienda HA BISOGNO di un portale Intranet
I portali Intranet, come avrai capito, sono fonte di benefici nell’organizzazione del lavoro. In base alle esigenze aziendali, risulta necessario trovare quello adatto che le possa soddisfare appieno.
Ricorda sempre che la collaborazione e la trasversalità delle informazioni, lo scambio e la partecipazione, sono tutti aspetti fondamentali per la crescita di un’azienda. Solo così si può ridurre lo spreco di tempo e attivare la condivisione partecipata tra gli utenti, incrementandone il coinvolgimento nei processi aziendali e la produttività.
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